Ein Unternehmen, das auf die Kurz- und Langzeitvermietung von Fahrzeugen (Autos, Motorräder, E-Bikes) spezialisiert ist, sah sich täglich mit der komplexen Verwaltung von Verträgen und Dokumenten konfrontiert. Jeder Kunde musste Formulare ausfüllen und unterschreiben, persönliche Dokumente beifügen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren – ein zeitaufwendiger Prozess, der Ineffizienzen verursachte. Das traditionelle System, das auf Papierverträgen basierte, die vor Ort unterzeichnet oder per E-Mail für Fernbuchungen versandt wurden, führte zu zahlreichen Problemen:
- Lange Wartezeiten: Verzögerungen bei der Kundenregistrierung, insbesondere in Zeiten hoher Nachfrage.
- Fehler und Verluste: Dokumente waren oft unvollständig, unleserlich oder gingen verloren, was die Verwaltung beeinträchtigte.
- Hohe Archivierungskosten: Die physische Archivierung von Verträgen erhöhte die Betriebskosten und erforderte zusätzlichen Platz.
- Betriebliche Ineffizienzen: Schwierige Rückverfolgbarkeit und Einsichtnahme in die benötigten Dokumente.
Mit der Einführung von FastReply Signature hat das Unternehmen die Vertragsverwaltung vollständig digitalisiert und optimiert, was die Erfahrungen sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter verbessert hat.
- Digitale Signatur für Mietverträge:
Kunden können Verträge direkt über ihre Geräte (Smartphone, Tablet oder PC) ausfüllen und unterzeichnen, wodurch das Drucken oder Versenden physischer Dokumente entfällt. Dieser schnelle und intuitive Prozess ist sowohl vor Ort als auch aus der Ferne verfügbar. - Sichere und zugängliche digitale Archivierung: Unterzeichnete Verträge werden automatisch in einem sicheren, zentralen digitalen System archiviert, sodass das Unternehmen in Echtzeit auf Dokumente zugreifen und die Suche vereinfachen kann.
Vorteile der Digitalisierung für Kunden und Unternehmen
Die Digitalisierung der Mietprozesse mit FastReply Signature bringt zahlreiche Vorteile:
- Reduzierte Registrierungszeiten: Digitale Signaturen ermöglichen die Fertigstellung von Verträgen in der Hälfte der Zeit und verbessern die Servicegeschwindigkeit.
- Papierloses Arbeiten: Kein Drucken, Unterzeichnen oder physisches Archivieren von Verträgen, was erhebliche Betriebskosten spart.
- Betriebliche Effizienz: Dokumente werden automatisch überprüft und archiviert, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet und manuelle Fehler reduziert.
- Verbesserte Kundenerfahrung: Ein schneller und einfacher Prozess, der die Kundenzufriedenheit erhöht.
Vielseitige Anwendungen
Neben Mietverträgen nutzt das Unternehmen FastReply Signature auch für:
– Vertragsverlängerungen und -erweiterungen, mit der Möglichkeit, bequem aus der Ferne zu unterschreiben.
– Akzeptanz von Geschäftsbedingungen und Versicherungsrichtlinien schnell und sicher.
