Eine renommierte Reiseagentur, die auf die Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen spezialisiert ist, sah sich der Herausforderung gegenüber, eine bedeutende Konferenz mit einer großen Anzahl von Teilnehmern zu verwalten. Die Organisation erforderte die Sammlung von detaillierten Informationen: persönliche Daten, Präferenzen für Transfers und Hotels sowie die Bereitschaft, an optionalen Ausflügen teilzunehmen.
Vor der Einführung von FastReply Signature erfolgte die Sammlung dieser Informationen durch einen komplexen und ineffizienten manuellen Prozess. Die Teilnehmer erhielten Dokumente per E-Mail, die ausgedruckt, manuell ausgefüllt, unterzeichnet, scannen und schließlich per E-Mail zurückgeschickt werden mussten. Diese Methode war nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern auch anfällig für zahlreiche Fehler, wie etwa falsche Datentranskriptionen oder verlorene Dokumente.
Mit der Einführung unserer Software hat die Agentur den gesamten Prozess digitalisiert und die Notwendigkeit für Papierdokumente beseitigt. Dank eines personalisierbaren Online-Formulars konnten die Teilnehmer ihre Anmeldung für die Konferenz in nur wenigen Minuten abschließen, indem sie ein einfaches Smartphone oder Computer verwendeten.
Die automatische Archivierung in einem sicheren digitalen System ermöglichte es der Agentur, Informationen in Echtzeit schnell abzurufen, die Konsultation zu vereinfachen und die Betriebszeiten erheblich zu reduzieren. Diese Innovation hat sich als eine der besten Lösungen für die Veranstaltungsorganisation erwiesen, da sie es der Agentur ermöglichte, den Status der Anmeldungen ständig zu überwachen und bei jeder ausgefüllten Anmeldung E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.
Zu den am meisten geschätzten Funktionen gehörte die Möglichkeit, die vollständige Liste der Teilnehmer und der gesammelten Informationen im xls-Format zu exportieren. Diese Datei wurde in das Unternehmensmanagementsystem integriert, wodurch die Kommunikation mit den Teilnehmern optimiert und die Digitalisierung der Unternehmensprozesse im Zusammenhang mit der Veranstaltungsorganisation verbessert wurde.
Nach der Konferenz nutzte die Agentur die Daten, um personalisierte Angebote, exklusive Aktionen und Einladungen zu zukünftigen Veranstaltungen zu verschicken und so eine direkte und langfristige Beziehung zu ihren Kunden aufrechtzuerhalten.
Die Einführung von FastReply Signature hat das Management der Konferenz revolutioniert, indem sie schneller, moderner und nachhaltiger wurde. Die Hauptvorteile sind:
• Reduzierung der Betriebskosten durch die Eliminierung von Papier und manuellen Prozessen.
• Verbesserung der Teilnehmererfahrung mit einem schnellen und intuitiven Registrierungssystem.
• Erhöhte betriebliche Effizienz, dank der Automatisierung und Genauigkeit bei der Datenerhebung und -verwaltung.
Das Ergebnis? Eine einwandfrei verwaltete Veranstaltung, mit einem vereinfachten Arbeitsablauf und sicheren, leicht zugänglichen Daten.
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