Ein renommiertes Unternehmen im Technologiesektor mit Niederlassungen in mehreren Städten stand vor einer nicht ganz einfachen Herausforderung: der Verwaltung und Unterzeichnung von Arbeitsverträgen für neue Mitarbeiter.
Jeden Monat wurden zahlreiche Mitarbeiter eingestellt, und die administrativen Aufgaben, wie die Unterzeichnung der Verträge, erforderten viel Zeit.
Das traditionelle System war zu langwierig: Die Dokumente mussten zunächst per E-Mail versendet werden, dann musste der Kandidat sie ausdrucken, ausfüllen, von Hand unterschreiben, scannen und zurückschicken. Ein unnötig komplexer und ineffizienter Prozess, besonders für diejenigen, die remote arbeiteten und in anderen Städten lebten.
Die Verwaltung von Papierdokumenten brachte zudem zahlreiche Risiken mit sich: Transkriptionsfehler, Verzögerungen, schwierige Archivierung und natürlich ein enormer Zeitaufwand für die HR-Abteilung.
Dank der Einführung von FastReply Signature hat das Unternehmen den gesamten Prozess der Vertragsverwaltung digitalisiert.
Wie?
Jeder neue Mitarbeiter erhielt einen Link (per E-Mail oder andere Messaging-Dienste), um auf seinen personalisierten Vertrag zuzugreifen: So konnte er diesen schnell ausfüllen und unterschreiben, sei es über Smartphone, Tablet oder Computer. Das Unternehmen eliminierte somit veraltete Praktiken, die wichtige Prozesse verzögerten.
Unsere Plattform bot zudem fortschrittliche und sehr nützliche Funktionen, wie zum Beispiel:
- Eine sichere digitale Archivierung der unterzeichneten Verträge, auf die die HR-Abteilung in Echtzeit zugreifen kann.
- Integration mit der Unternehmenssoftware, die eine automatische Aktualisierung der Mitarbeiterdaten ermöglicht.
Der Einsatz von FastReply Signature brachte zahlreiche Vorteile: Zunächst wurden die Zeiten für die Vertragsunterzeichnung erheblich verkürzt, mit einer Reduzierung von 50 %, was sowohl die Erfahrung der neuen Mitarbeiter als auch die des Unternehmens insgesamt verbesserte.
Zudem eliminierte die Plattform vollständig den Einsatz von Papier und die damit verbundenen Kosten, was auch einen positiven Umwelteffekt hatte.
Die neuen Mitarbeiter konnten in Rekordzeit mit der Arbeit beginnen, dank der Effizienz unserer Software, die Onboarding-Prozesse beschleunigte.
Und das ist noch nicht alles! FastReply Signature half dem Unternehmen auch dabei, Fehler und rechtliche Probleme im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung zu vermeiden: Dies war dank der Nachverfolgbarkeit und Sicherheit unseres Systems möglich, das gewährleistet, dass Dokumente korrekt und sicher verwaltet werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass das Unternehmen die Software nicht nur für Arbeitsverträge genutzt hat, sondern auch, um einen weiteren wichtigen Aspekt zu verwalten:
- Unternehmensdokumente, wie interne Richtlinien, die jeder Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks problemlos unterschrieben hat.
Dank dieser Lösung wurde die HR-Abteilung des Unternehmens effizienter, der administrative Aufwand wurde reduziert und den Mitarbeitern wurde eine modernere und professionellere Erfahrung geboten.
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