Unser Kunde, der hunderte von saisonalen Mitarbeitern beschäftigt, benötigte eine Lösung zur Organisation von Schulungen vor Saisonbeginn, die sich mit der Sicherheit der von den Mitarbeitern täglich genutzten Maschinen befassten.

Jeder Abteilungsleiter, der für das regelmäßige Update-Training zuständig war, musste Dutzende von Seiten ausdrucken und diese jedes Mal von den Mitarbeitern unterschreiben lassen.

Mit FastReplySignature konnte der Kunde schnell ein Teilnahmezertifikat erstellen und einen QR-Code anfertigen, der am Schulungsort angebracht wurde.

Nach Abschluss der Schulung scannen die Mitarbeiter den QR-Code mit ihrem Handy, füllen das Dokument aus, das bestätigt, dass sie an der Schulung teilgenommen haben, und genehmigen ausdrücklich die notwendigen Punkte zur Datenschutzbestimmung, indem sie die Erklärung direkt auf ihrem Telefon unterschreiben.

Der Kunde entschied sich, die Dokumente nicht per E-Mail zu erhalten, da er die Unterschriften problemlos über den geschützten Bereich des Systems überprüfen kann. Stattdessen erhielten die Mitarbeiter eine Kopie des unterschriebenen Dokuments in ihrem E-Mail-Postfach.

Das Online-Archiv bewahrt alle unterschriebenen Dokumente sicher und geschützt für den durch die Datenschutzbestimmungen festgelegten Zeitraum (12 Monate) auf. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Dokumente automatisch gelöscht.

Nur 12 Mitarbeiter von über 150 hatten kein Smartphone. Die meisten ließen sich von Kollegen ein Telefon ausleihen, um das Zertifikat digital zu unterschreiben. Für die 2 Mitarbeiter, die nicht bereit waren, das Telefon von Kollegen zu verwenden, wurden zwei Ausdrucke erstellt, die dann gescannt und zusammen mit den anderen unterschriebenen Dokumenten in der Cloud gespeichert wurden.

Das Unternehmen verfügt nun über ein digitales Archiv mit allen Schulungsmodulen, das die Notwendigkeit der Aufbewahrung von Papierdokumenten vermeidet.

Mit FastReplySignature genießt das Unternehmen die Sicherheit und Zufriedenheit, die diese fortschrittliche Lösung bietet.