Im Bauwesen ist eine effiziente Verwaltung von Verträgen, Vereinbarungen und Dokumenten von entscheidender Bedeutung.
Ein Bauunternehmen entschied sich für einen Modernisierungsprozess, indem es seine Arbeitsabläufe digitalisierte. Dazu wurde FastReply Signature eingeführt, ein innovatives Tool, das eine einfache, schnelle und sichere Verwaltung von Subunternehmerverträgen, Sicherheitsdokumenten und anderen Unterlagen ermöglicht.
Dank dieser Entscheidung erzielte das Unternehmen bemerkenswerte und greifbare Ergebnisse.
Vor der Digitalisierung: Ein langsamer und komplexer Prozess
Früher wurden rechtliche Dokumente wie Subunternehmerverträge, Sicherheitsdokumente und Lieferantenvereinbarungen manuell auf der Baustelle oder durch den Austausch von Papierdokumenten unterzeichnet. Diese Methode führte zu erheblichen Verzögerungen, Fehlern bei der Dokumentenverwaltung und höheren Kosten für die Papierarchivierung und die Wiederbeschaffung von Verträgen.
All diese Ineffizienzen beeinträchtigten die Fähigkeit des Unternehmens, schnell auf Marktanforderungen zu reagieren und Projekte reibungslos und organisiert zu verwalten.
Die Lösung: FastReply Signature für einen schnellen und sicheren Prozess
Durch die Einführung von FastReply Signature digitalisierte das Bauunternehmen den gesamten Workflow, von der Vertragsunterzeichnung bis zur Dokumentenarchivierung. Jetzt erhält jeder Partner und Lieferant einen personalisierten Link per E-Mail oder WhatsApp, um Dokumente direkt über sein Gerät zu unterzeichnen, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
Die Vorteile sind offensichtlich:
- Schnelle Remote-Unterschrift: Verträge werden problemlos aus der Ferne unterzeichnet, ohne dass Reisen erforderlich sind.
- Papierloser Prozess: Kein Drucken oder Archivieren von Papierdokumenten mehr, was die Kosten erheblich senkt.
- Sichere und zugängliche Archivierung: Alle unterschriebenen Dokumente werden in einem sicheren digitalen System gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
- Betriebliche Effizienz: Das Personal muss sich nicht mehr mit Papierdokumenten befassen und kann sich auf strategischere und operative Aufgaben konzentrieren.
Die Einführung von FastReply Signature hat eine Reihe von greifbaren Vorteilen gebracht und die Geschäftsabläufe deutlich verbessert. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Verkürzte Bearbeitungszeiten: Vertragsunterzeichnungen, die früher Tage oder Wochen dauerten, erfolgen jetzt in wenigen Stunden oder sogar Minuten. Dies beschleunigt den Start und Abschluss von Projekten.
- Kosteneinsparungen: Die Abschaffung von Papier führt zu einer erheblichen Senkung der Betriebskosten, sowohl in Bezug auf Materialien als auch auf Lagerraum.
- Bessere Organisation: Dokumente sind im digitalen Format leicht auffindbar, wodurch das Risiko von Verlusten verringert und eine reibungslose und sichere Verwaltung gewährleistet wird.
- Umweltfreundlichkeit: Die Abschaffung von Papier ist auch ein wichtiger Schritt zu einem nachhaltigeren und umweltbewussteren Geschäftsmodell.
- Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit: Die Geschwindigkeit und Sicherheit, die FastReply Signature bietet, ermöglichen es dem Unternehmen, schneller auf Marktanforderungen zu reagieren und seine Wettbewerbsposition zu stärken.
Zusammenfassend hat die Einführung von FastReply Signature die Dokumentenverwaltung im Bauunternehmen radikal verändert und moderner, effizienter und nachhaltiger gemacht. Ein konkretes Beispiel dafür, wie die Digitalisierung Geschäftsprozesse verbessern, Kosten senken und die Zufriedenheit von Kunden, Mitarbeitern und Partnern steigern kann.
