Un’azienda specializzata nel noleggio a breve e lungo termine di veicoli (auto, moto, bici elettriche) affrontava quotidianamente una gestione complessa di contratti e documenti. Ogni cliente era tenuto a compilare e firmare moduli, allegare documenti personali e accettare termini e condizioni, un processo che richiedeva tempo e causava inefficienze.
Il sistema tradizionale, basato su contratti cartacei firmati in sede o inviati via email per le prenotazioni remote, causava problemi:
• Tempi di attesa elevati: Ritardi nella registrazione dei clienti, specialmente nei periodi di alta domanda.
• Errori e smarrimenti: Documenti spesso incompleti, illeggibili o persi, con un impatto negativo sulla gestione.
• Costi di archiviazione: L’archiviazione fisica dei contratti aumentava i costi operativi e richiedeva spazio dedicato.
• Inefficienze operative: Difficoltà nel recupero e nella consultazione dei documenti necessari.
Grazie all’adozione di FastReply Signature, l’azienda ha completamente digitalizzato e ottimizzato la gestione dei contratti, migliorando l’esperienza sia per i clienti sia per il personale.
1. Firma digitale per contratti di noleggio:
I clienti possono compilare e firmare i contratti direttamente dal loro dispositivo (smartphone, tablet o PC), eliminando la necessità di stampare o inviare documenti fisici. Questo processo, veloce e intuitivo, è disponibile sia in sede che da remoto.
2. Archiviazione digitale sicura e accessibile:
I contratti firmati vengono automaticamente archiviati in un sistema digitale sicuro e centralizzato, consentendo all’azienda di accedere ai documenti in tempo reale e semplificare le operazioni di ricerca.
I vantaggi della digitalizzazione per clienti e aziende
La digitalizzazione dei processi di noleggio con FastReply Signature ha portato numerosi benefici:
– Tempi di registrazione ridotti: La firma digitale permette di completare i contratti in metà del tempo, migliorando il servizio.
– Eliminazione della carta: Nessun bisogno di stampare, firmare e archiviare fisicamente i contratti, con un risparmio significativo per l’azienda sui costi operativi.
– Efficienza operativa: I documenti vengono verificati e archiviati automaticamente: in questo modo, il sistema garantisce conformità legale, riducendo inoltre errori manuali.
– Customer experience migliorata: Un processo rapido e semplice che aumenta la soddisfazione dei clienti.
Oltre ai contratti di noleggio, l’azienda utilizza FastReply Signature per gestire:
• Rinnovi e proroghe dei contratti, con la possibilità di firmare comodamente da remoto.
• Accettazione di termini di servizio e polizze assicurative, in modo rapido e sicuro.
