Una rinomata agenzia di viaggi, specializzata nell’organizzazione di eventi e convegni, si è trovata a dover gestire una conferenza di grande rilievo, con un numero significativo di partecipanti. L’organizzazione richiedeva la raccolta di informazioni dettagliate: dati personali, preferenze per trasferimenti e hotel, oltre alla disponibilità a partecipare a escursioni facoltative.
Prima dell’adozione di FastReply Signature, la raccolta di queste informazioni avveniva attraverso un processo manuale complesso e inefficiente. I partecipanti ricevevano documenti via email, che dovevano essere stampati, compilati a mano, firmati, scannerizzati e infine restituiti via email. Questo metodo non solo era dispendioso in termini di tempo e risorse, ma era anche soggetto a numerosi errori, come trascrizioni sbagliate dei dati o perdite di documenti.
Con l’introduzione del nostro software, l’agenzia ha completamente digitalizzato il processo, eliminando la necessità di documenti cartacei. Grazie a un modulo online personalizzato, i partecipanti hanno potuto completare la registrazione ai convegni online in pochi minuti, utilizzando un semplice smartphone o computer.
L’archiviazione automatica in un sistema digitale sicuro ha consentito all’agenzia di accedere rapidamente alle informazioni in tempo reale, semplificando la consultazione e riducendo significativamente i tempi operativi. Questa innovazione si è rivelata una delle migliori soluzioni per la gestione eventi, permettendo all’agenzia di monitorare costantemente lo stato delle iscrizioni grazie a notifiche email inviate ogni volta che un modulo veniva compilato.
Fra le funzionalità più apprezzate, l’agenzia ha sottolineato la possibilità di esportare l’elenco completo dei partecipanti e delle informazioni raccolte in formato xls. Questo file è stato integrato nel sistema gestionale aziendale, ottimizzando le comunicazioni con i partecipanti e migliorando la digitalizzazione dei processi aziendali legati alla gestione dell’evento.
Dopo il convegno, infatti, l’agenzia ha utilizzato i dati per inviare offerte personalizzate, promozioni esclusive e inviti a futuri eventi, mantenendo così un rapporto diretto e duraturo con i propri clienti.
L’adozione di FastReply Signature ha trasformato la gestione del convegno, rendendola più rapida, moderna e sostenibile. I benefici principali includono:
• Riduzione dei costi operativi grazie all’eliminazione della carta e dei processi manuali.
• Miglioramento dell’esperienza dei partecipanti, con un sistema di registrazione veloce e intuitivo.
• Efficienza operativa potenziata, grazie all’automazione e alla precisione nella raccolta e gestione dei dati.
Il risultato? Un evento gestito in modo impeccabile, con un flusso di lavoro semplificato e dati sicuri e facilmente accessibili.
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