Nuestro cliente, que gestiona cientos de empleados temporales, necesitaba realizar cursos de entrenamiento al inicio de cada temporada enfocados en la operación segura de maquinaria utilizada diariamente por su personal.
Anteriormente, cada supervisor de departamento responsable de estas sesiones de entrenamiento periódicas tenía que imprimir numerosas hojas y recoger las firmas manualmente de los empleados.
FastReplySignature proporcionó una solución eficiente para agilizar este proceso.
El cliente rápidamente creó un certificado de participación y generó un código QR para ser mostrado en el lugar del entrenamiento.
Al finalizar el entrenamiento, los empleados escanearon el código QR con sus smartphones. Luego completaron el documento confirmando su asistencia, aceptando explícitamente los puntos de privacidad obligatorios y firmando digitalmente la declaración en sus teléfonos.
El cliente optó por no recibir documentos por correo electrónico, pero podía verificar fácilmente las firmas a través de un portal seguro. En su lugar, los empleados recibieron una copia del documento firmado en su bandeja de entrada de correo electrónico.
Todos los documentos firmados se almacenan de manera segura en un archivo en línea protegido según las regulaciones de privacidad (12 meses), purgándolos automáticamente al final de este período a través del portal seguro.
De más de 150 empleados, solo 12 no tenían teléfonos inteligentes. La mayoría tomó prestados teléfonos de colegas para completar el proceso de firma digital. Para los 2 empleados restantes que prefirieron no usar los teléfonos de colegas, las hojas impresas se escanearon y se guardaron en icloud del programa junto con otros documentos firmados.
La empresa ahora mantiene un archivo digital de todos los formularios de cursos de entrenamiento firmados, eliminando la necesidad de almacenamiento de documentos en papel.
Con FastReplySignature, la empresa disfruta de tranquilidad y satisfacción al utilizar esta solución avanzada.
