Una empresa reconocida en el sector tecnológico, con sedes en varias ciudades, se encontró con un desafío nada fácil: la gestión y firma de los contratos de trabajo para los nuevos empleados.
Cada mes se contrataban numerosos colaboradores y las tareas administrativas, como la firma del contrato, requerían una gran cantidad de tiempo.
El sistema tradicional era demasiado lento: los documentos debían enviarse por correo electrónico, luego el candidato tenía que imprimirlos, rellenarlos, firmarlos a mano, escanearlos y enviarlos de vuelta. Un proceso innecesariamente complejo e ineficiente, especialmente para aquellos que trabajaban a distancia y vivían en otras ciudades.
La gestión de documentos en papel también implicaba varios riesgos: errores de transcripción, retrasos, archivado difícil y, por supuesto, una gran pérdida de tiempo para el departamento de RRHH.
Gracias a la introducción de FastReply Signature, la empresa digitalizó todo el proceso de gestión de los contratos de trabajo.
¿Cómo?
Cada nuevo empleado recibió un enlace (por correo electrónico u otros servicios de mensajería) para acceder a su contrato personalizado: así, mediante un teléfono inteligente, una tableta o una computadora, pudo completarlo y firmarlo rápidamente. La empresa eliminó las prácticas obsoletas que ralentizaban procesos cruciales.
Nuestra plataforma también ofreció funciones avanzadas y muy útiles, tales como:
- Archivado digital seguro de los contratos firmados, al cual el departamento de RRHH puede acceder fácilmente en tiempo real.
- Integración con el software de gestión de la empresa, que permite actualizar automáticamente los datos de los empleados.
El uso de FastReply Signature aportó numerosos beneficios: en primer lugar, los tiempos de firma de los contratos se redujeron significativamente, con una reducción del 50 %, mejorando la experiencia tanto de los nuevos empleados como de la empresa en general.
Además, la plataforma eliminó completamente el uso del papel y los costos asociados, con un impacto positivo en el medio ambiente.
Los nuevos colaboradores pudieron empezar a trabajar en un tiempo récord, gracias a la eficiencia de nuestro software, que aceleró los procesos de incorporación.
¡Y eso no es todo! FastReply Signature también ayudó a la empresa a evitar errores y problemas legales relacionados con la gestión de contratos: esto fue posible gracias a la trazabilidad y seguridad de nuestro sistema, que garantiza que los documentos se gestionen de manera correcta y segura.
Otro aspecto es que la empresa no solo utilizó el software para los contratos laborales, sino también para gestionar otro aspecto importante:
- Documentos corporativos, como políticas internas, que cada empleado firmó fácilmente con pocos clics.
Gracias a esta solución, la empresa hizo el departamento de RRHH más eficiente, reduciendo el trabajo administrativo y ofreciendo una experiencia más moderna y profesional a los empleados.
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