Una empresa de producción cinematográfica, dedicada a la realización de numerosas películas, nos contactó con la necesidad de agilizar los procedimientos de contratación de extras.
Antes de adoptar FastReplySignature, cada extra debía firmar varios documentos antes de filmar escenas: el contrato, un formulario de privacidad, un formulario para especificar detalles bancarios para el pago, entre otros.
El procedimiento implicaba varios pasos: estos documentos debían imprimirse, firmarse, escanearse y enviarse por correo electrónico a la oficina de producción, que luego los imprimía y archivaba físicamente. Esto se hacía típicamente en lugares de filmación, que por lo general no son adecuados para actividades administrativas.
Era una pérdida de tiempo, papel y tinta, y requería dos personas dedicadas: una en el set y otra en la oficina de producción.
Todo esto se simplificó enormemente utilizando FastReplySignature.
Los documentos que deben ser firmados ahora se envían a los extras por correo electrónico o WhatsApp, lo que hace que el proceso sea más eficiente y ecológico. Se ha colocado un código QR en el punto de encuentro de los extras, permitiendo a cualquiera que no haya recibido el enlace completar y firmar los documentos a través de su smartphone o una tableta proporcionada por la producción.
Esta innovación ha simplificado significativamente el proceso de contratación temporal de extras, la firma de documentos y la gestión de datos.
Las oficinas de producción ahora tienen acceso directo al archivo cloud completo y fácilmente accesible, eliminando la necesidad de almacenar documentos en papel. El acceso a los datos de los extras es inmediato, lo que permite búsquedas detalladas y una gestión más efectiva con solo unos pocos clics.
La producción puede exportar fácilmente los datos necesarios para los pagos, y la persona encargada de reclutar extras tiene una base de datos completa disponible para volver a contactar a los extras para escenas adicionales.
Además, desde FastReplySignature, los contactos se pueden exportar y utilizar en un programa CRM.
De esta manera, la empresa de producción cinematográfica ha transformado un proceso antes engorroso en un flujo de trabajo digitalizado y productivo, ahorrando tiempo valioso.
