Un hotel, da sempre impegnato nel garantire un servizio clienti impeccabile e un’esperienza memorabile ai propri ospiti, necessitava di migliorare un aspetto del processo di check-in.
Per gestire le richieste di preventivo e prenotazione ricevute in struttura e gestire il rapporto con i clienti, l’hotel utilizza FastReply® il software CRM / CRO che permette di comunicare con i clienti in modo preciso e puntuale, lungo tutte le fasi della customer journey.
Aveva però necessità di perfezionare un aspetto fondamentale della fase di check-in: la raccolta delle firme sulla privacy policy e l’ottenimento dell’approvazione dei clienti.
Prima dell’introduzione di FastReplySignature, il check-in comportava la stampa di copie cartacee della privacy policy, che dovevano essere firmate manualmente dagli ospiti al loro arrivo. Questo processo richiedeva tempo, generava spreco di carta e causava lunghe code alla reception, spesso causando disagi ai clienti.
L’hotel ha quindi deciso di adottare FastReplySignature per trasformare completamente il suo processo di check-in.
La privacy policy dell’hotel è stata facilmente creata su FastReplySignature e, a seguito di ogni prenotazione, viene inviata ai clienti tramite e-mail.
Prima dell’arrivo in hotel, gli ospiti possono quindi leggere i termini e le condizioni, dare l’approvazione e apporre la loro firma direttamente dal cellulare. Un processo rapido che possono compiere con calma e attenzione a casa, senza spreco di carta e completamente senza stress.
Può capitare che alcuni clienti si dimentichino di compilare la privacy policy prima dell’arrivo in struttura; per ovviare a questo inconveniente, nella reception è stato affisso il QRCode creato con FastReplySignature e collegato alla stessa privacy policy.
In questo modo, anche chi non ha potuto firmare la privacy policy prima dell’arrivo in hotel, può farlo in pochi minuti mentre è in attesa di ricevere le chiavi della camera.
Grazie all’implementazione di FastReplySignature, l’Hotel ha registrato numerosi benefici:
- Check-in più veloce: i clienti apprezzano la rapidità con cui possono accedere alle loro camere senza attese inutili alla reception.
- Risparmio di tempo e risorse: il personale può concentrarsi su altri aspetti cruciali dell’accoglienza degli ospiti, riducendo al minimo il tempo dedicato alla gestione della documentazione cartacea.
- Sostenibilità: riducendo il consumo di carta, l’hotel dimostra un forte impegno verso la sostenibilità ambientale.
FastReplySignature ha consentito all’hotel di trasformare il processo di check-in in un’esperienza efficiente e gradevole per i clienti. Ora, l’hotel offre una modalità di firma dei propri documenti avanzata, contribuendo al benessere degli ospiti e all’efficienza operativa dell’azienda.
L’Hotel continua a impegnarsi per offrire un servizio di alta qualità, dimostrando ancora una volta di essere all’avanguardia nell’industria alberghiera.
