Dans le secteur de la construction, une gestion efficace des contrats, des accords et de la documentation est cruciale.
Une entreprise de construction a décidé de lancer un processus de modernisation en choisissant de numériser ses processus. Pour ce faire, elle a adopté FastReply Signature, un outil innovant permettant de gérer les contrats de sous-traitance, les déclarations de sécurité et d’autres documents de manière simple, rapide et sécurisée.
Grâce à ce choix, l’entreprise a obtenu des résultats étonnants et tangibles.
Avant la numérisation: un processus lent et complexe
Par le passé, les documents juridiques, tels que les contrats de sous-traitance, les déclarations de sécurité et les accords avec les fournisseurs, étaient signés manuellement sur le chantier ou par l’envoi de documents papier. Cette méthode entraînait des retards importants, des erreurs dans la gestion des documents et des coûts accrus liés à l’archivage papier et à la récupération des contrats.
Toutes ces inefficacités nuisaient à la capacité de l’entreprise à répondre rapidement aux besoins du marché et à gérer les projets de manière fluide et organisée.
La solution: FastReply Signature pour un processus rapide et sécurisé
En adoptant FastReply Signature, l’entreprise de construction a numérisé l’ensemble du flux de travail, de la signature des contrats à l’archivage des documents. Désormais, chaque partenaire et fournisseur reçoit un lien personnalisé par email ou WhatsApp pour signer les documents directement depuis son appareil, sans avoir à être physiquement présent.
Les avantages sont évidents:
- Signature rapide à distance: Les contrats sont facilement signés à distance, sans nécessité de déplacements.
- Élimination du papier: Plus besoin d’imprimer ou d’archiver des documents papier, ce qui réduit considérablement les coûts.
- Archivage sécurisé et accessible: Tous les documents signés sont stockés dans un système numérique sécurisé et facilement consultable à tout moment.
- Efficacité opérationnelle: Le personnel n’a plus à gérer la documentation papier et peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques et opérationnelles.
L’adoption de FastReply Signature a généré une série de bénéfices concrets, contribuant à améliorer de manière significative les opérations de l’entreprise. Parmi les principaux avantages observés :
- Réduction des délais de gestion: La signature des contrats, qui prenait auparavant des jours ou des semaines, s’effectue maintenant en quelques heures ou même minutes. Cela a permis d’accélérer le démarrage et la finition des projets.
- Économies sur les coûts : L’élimination du papier permet de réduire considérablement les coûts opérationnels, tant en termes de matériaux que d’espace de stockage.
- Meilleure organisation: Les documents sont facilement récupérables sous format numérique, réduisant le risque de perte et garantissant une gestion fluide et sécurisée.
- Durabilité environnementale: L’élimination du papier est également un pas important vers un modèle commercial plus durable et respectueux de l’environnement.
- Compétitivité accrue : La rapidité et la sécurité offertes par FastReply Signature permettent à l’entreprise de répondre plus rapidement aux demandes du marché, améliorant ainsi sa position compétitive.
En conclusion, l’introduction de FastReply Signature a radicalement transformé la gestion de la documentation au sein de l’entreprise de construction, la rendant plus moderne, efficace et durable. Un exemple concret de la manière dont la numérisation peut améliorer les processus commerciaux, réduire les coûts et augmenter la satisfaction des clients, des collaborateurs et des partenaires.
