Une agence de voyages renommée, spécialisée dans l’organisation d’événements et de conférences, s’est retrouvée à devoir gérer une conférence de grande envergure, avec un nombre important de participants. L’organisation nécessitait la collecte d’informations détaillées : données personnelles, préférences pour les transferts et hôtels, ainsi que la disponibilité à participer à des excursions facultatives.
Avant l’adoption de FastReply Signature, la collecte de ces informations se faisait par un processus manuel complexe et inefficace. Les participants recevaient des documents par email, qu’ils devaient imprimer, remplir à la main, signer, numériser et enfin renvoyer par email. Cette méthode n’était pas seulement chronophage et gourmande en ressources, mais elle était aussi sujette à de nombreuses erreurs, telles que des erreurs de transcription des données ou la perte de documents.
Avec l’introduction de notre logiciel, l’agence a complètement numérisé le processus, éliminant le besoin de documents papier. Grâce à un formulaire en ligne personnalisé, les participants ont pu compléter leur inscription à la conférence en quelques minutes, en utilisant un simple smartphone ou ordinateur.
L’archivage automatique dans un système numérique sécurisé a permis à l’agence d’accéder rapidement aux informations en temps réel, simplifiant la consultation et réduisant considérablement les temps opérationnels. Cette innovation s’est révélée être l’une des meilleures solutions pour la gestion des événements, permettant à l’agence de suivre en permanence l’état des inscriptions grâce aux notifications par email envoyées chaque fois qu’un formulaire était rempli.
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées, l’agence a souligné la possibilité d’exporter la liste complète des participants et des informations collectées au format xls. Ce fichier a été intégré dans le système de gestion de l’entreprise, optimisant les communications avec les participants et améliorant la numérisation des processus d’entreprise liés à la gestion de l’événement.
Après la conférence, l’agence a utilisé les données pour envoyer des offres personnalisées, des promotions exclusives et des invites à de futurs événements, maintenant ainsi une relation directe et durable avec ses clients.
L’adoption de FastReply Signature a transformé la gestion de la conférence, la rendant plus rapide, moderne et durable. Les principaux avantages incluent :
• Réduction des coûts opérationnels grâce à l’élimination du papier et des processus manuels.
• Amélioration de l’expérience des participants, avec un système d’inscription rapide et intuitif.
• Efficacité opérationnelle renforcée, grâce à l’automatisation et à la précision dans la collecte et la gestion des données.
Le résultat ? Un événement parfaitement géré, avec un flux de travail simplifié et des données sécurisées et facilement accessibles.
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