Notre client, qui gère des centaines d’employés saisonniers, devait organiser des cours de formation au début de chaque saison axés sur l’utilisation sécurisée des machines utilisées quotidiennement par leur personnel.
Auparavant, chaque superviseur de département responsable de ces sessions de formation périodiques devait imprimer de nombreuses feuilles et collecter manuellement les signatures des employés.
FastReplySignature a fourni une solution efficace pour optimiser ce processus. Le client a rapidement créé un certificat de participation et généré un code QR à afficher sur le lieu de formation.
À la fin de la formation, les employés ont scanné le code QR avec leurs smartphones. Ensuite, ils ont rempli le document confirmant leur présence, acceptant explicitement les points obligatoires concernant la confidentialité et signant numériquement la déclaration sur leurs téléphones.
Le client a choisi de ne pas recevoir les documents par e-mail, mais pouvait facilement vérifier les signatures via un portail sécurisé. Au lieu de cela, les employés ont reçu une copie du document signé dans leur boîte e-mail.
Tous les documents signés sont stockés de manière sécurisée dans une archive en ligne conforme à la réglementation sur la confidentialité (12 mois), avec une suppression automatique à la fin de cette période via le portail sécurisé.
Sur plus de 150 employés, seuls 12 ne possédaient pas de smartphone. La plupart ont emprunté des téléphones à leurs collègues pour compléter le processus de signature numérique. Pour les 2 employés restants préférant ne pas utiliser les téléphones des collègues, des feuilles imprimées ont été scannées et enregistrées dans le cloud du programme avec les autres documents signés.
L’entreprise maintient désormais une archive numérique de tous les formulaires de cours de formation signés, éliminant ainsi le besoin de stockage de documents papier.
Avec FastReplySignature, l’entreprise bénéficie de la tranquillité d’esprit et de la satisfaction d’utiliser cette solution avancée.
