Un club photographique fréquemment engagé dans l’organisation de ateliers sur divers aspects de la photographie, avait besoin de simplifier et d’accélérer le processus d’inscription des nombreux participants à l’entrée en salle.

Cette procédure nécessitait en effet le soutien de plusieurs personnes et impliquait des coûts internes significatifs liés au personnel, à l’utilisation de papier et des imprimantes.

L’adoption de FastReplySignature a révolutionné cette situation.

Le club a rédigé les documents d’inscription aux ateliers de photographie sur le logiciel et a ensuite créé le QR Code associé aux formulaires de registration.

Désormais, les participants aux ateliers peuvent s’inscrire à l’événement en scannant le QR Code affiché à l’entrée du séminaire et en remplissant facilement les formulaires via leur smartphone avant d’entrer dans la salle de conférence.

Le processus est intuitif, rapide et pratique.

Les inscrits mettent en effet quelques minutes pour signer le formulaire d’inscription directement depuis leur smartphone et en quelques clics, y compris le formulaire de confidentialité pour le traitement des données et la décharge pour photos et vidéos, garantissant le consentement éclairé pour l’enregistrement de contenus durant la convention.

Grâce à l’utilisation de FastReplySignature, le Club Photographique a réussi à accélérer toutes les étapes d’accès à la salle et en même temps à économiser considérablement sur les coûts internes, en éliminant la nécessité d’utiliser du matériel papier. De plus, les ressources humaines sont utilisées pour des tâches prioritaires pendant l’événement, telles que l’assistance aux invités et la gestion de la sécurité, améliorant ainsi l’expérience de tous les participants.

La numérisation des procédures d’inscription au congrès s’est révélée être un choix stratégique, optimisant le flux de travail et permettant au personnel de se concentrer sur des tâches de plus grande importance durant l’événement.