Une entreprise renommée dans le secteur technologique, avec des bureaux dans plusieurs villes, a dû relever un défi de taille: la gestion et la signature des contrats de travail pour les nouveaux employés.
Chaque mois, de nombreux collaborateurs étaient embauchés, et les tâches administratives, telles que la signature des contrats, nécessitaient beaucoup de temps.
Le système traditionnel était trop long: les documents devaient être envoyés par e-mail, puis le candidat devait les imprimer, les remplir, les signer à la main, les numériser et les renvoyer. Un processus inutilement complexe et inefficace, surtout pour ceux qui travaillaient à distance et résidaient dans d’autres villes.
La gestion des documents papier impliquait également plusieurs risques: erreurs de transcription, retards, archivage difficile et, bien sûr, une grande perte de temps pour le département RH.
Grâce à l’introduction de FastReply Signature, l’entreprise a numérisé l’ensemble du processus de gestion des contrats de travail.
Comment?
Chaque nouvel employé a reçu un lien (par e-mail ou autres services de messagerie) pour accéder à son contrat personnalisé: il a pu le remplir et le signer rapidement via son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. L’entreprise a ainsi éliminé les pratiques obsolètes qui ralentissaient les processus cruciaux.
Notre plateforme a également offert des fonctionnalités avancées et très utiles, telles que :
- Un archivage numérique sécurisé des contrats signés, que le département RH peut consulter facilement et en temps réel.
- Une intégration avec le logiciel de gestion de l’entreprise, permettant de mettre à jour automatiquement les données des employés.
L’utilisation de FastReply Signature a apporté de nombreux avantages: tout d’abord, les délais de signature des contrats ont été considérablement réduits, avec une réduction de 50 %, améliorant ainsi l’expérience des nouveaux employés et de l’entreprise en général. De plus, la plateforme a complètement éliminé l’utilisation du papier et les coûts associés, avec un impact positif sur l’environnement.
Les nouveaux collaborateurs ont pu commencer à travailler en un temps record, grâce à l’efficacité de notre logiciel, qui a accéléré les processus d’intégration.
Et ce n’est pas tout! FastReply Signature a également aidé l’entreprise à éviter les erreurs et les problèmes juridiques liés à la gestion des contrats: cela a été rendu possible grâce à la traçabilité et à la sécurité de notre système, garantissant que les documents sont gérés de manière correcte et protégée.
Un autre aspect important est que l’entreprise n’a pas seulement utilisé le logiciel pour les contrats de travail, mais aussi pour gérer un autre aspect important:
- Les documents d’entreprise, tels que les politiques internes, que chaque employé a facilement signés en quelques clics.
Grâce à cette solution, l’entreprise a rendu le département des Ressources Humaines plus efficace, réduisant le travail administratif et offrant une expérience plus moderne et professionnelle aux employés.
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