Un’azienda rinomata nel settore tecnologico, con sedi in diverse città, si è ritrovata ad affrontare una sfida tutt’altro che banale: la gestione e la firma dei contratti di lavoro per i nuovi dipendenti.

Ogni mese venivano assunti numerosi collaboratori e le pratiche amministrative, come la firma del contratto, richiedevano un grande sforzo in termini di tempo.
Il sistema tradizionale comportava un iter troppo lungo: i documenti dovevano essere inviati inizialmente tramite email, poi il candidato doveva stamparli, compilarli, firmarli a mano, scannerizzarli e rispedirli. Un processo inutilmente complesso e inefficiente, soprattutto per chi lavorava da remoto e risiedeva in altre città.

La gestione dei documenti cartacei, per di più, implicava anche una serie di rischi: errori di trascrizione, ritardi, archiviazioni difficili e – ovviamente – una grande perdita di tempo per il reparto HR.

Grazie all’introduzione di FastReply Signature, l’azienda ha digitalizzato l’intero processo di gestione dei contratti di lavoro.

In che modo?
Ogni nuovo dipendente ha ricevuto un link (tramite email o altri servizi di messaggistica) per accedere al proprio contratto personalizzato: così – tramite smartphone, tablet o computer – ha potuto compilarlo e firmarlo velocemente. L’azienda ha dunque eliminato pratiche obsolete che rallentavano processi cruciali.

La nostra piattaforma, inoltre, ha offerto funzionalità avanzate e anche molto utili, come ad esempio:
1. Un’archiviazione digitale sicura dei contratti firmati, che il reparto HR può consultare facilmente e in tempo reale
2. L’integrazione con il software gestionale dell’azienda, che permette di aggiornare automaticamente i dati dei dipendenti

L’utilizzo di FastReply Signature ha portato numerosi benefici: innanzitutto, i tempi di firma dei contratti si sono accorciati significativamente, con una riduzione pari al 50 %, migliorando sia l’esperienza dei nuovi dipendenti che quella dell’azienda in generale.

Inoltre, la piattaforma ha eliminato completamente l’uso della carta e i relativi costi, con un impatto positivo anche sull’ambiente.

I nuovi collaboratori, di conseguenza, hanno potuto iniziare a lavorare in tempo record, vista l’efficienza del nostro software, che è riuscito a velocizzare i processi di onboarding.

Non solo! FastReply Signature ha anche aiutato l’azienda a evitare errori e problemi legali legati alla gestione dei contratti: questo è stato possibile grazie alla tracciabilità e alla sicurezza del nostro sistema, che garantisce che i documenti siano gestiti in modo corretto e protetto.

Un’altra cosa importante da sottolineare è che il software non è stato usato dall’azienda solo per i contratti di lavoro, ma anche per gestire un altro aspetto fondamentale:

• I documenti aziendali, come le politiche interne, che ogni dipendente ha firmato facilmente con pochi clic.

Grazie a questa soluzione, l’azienda ha reso il reparto Risorse Umane più efficiente, riducendo il lavoro amministrativo e offrendo un’esperienza più moderna e professionale ai dipendenti.

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