Nel mondo del fitness, la gestione rapida ed efficiente delle iscrizioni e della documentazione è fondamentale per offrire un servizio professionale ai membri. Un centro fitness / palestra ha deciso di digitalizzare la gestione di contratti, liberatorie e altre pratiche amministrative, utilizzando FastReply Signature, ottenendo una serie di vantaggi significativi che hanno trasformato l’intera esperienza per i suoi membri e per il personale.
Prima dell’introduzione del nostro software, il centro fitness / palestra utilizzava metodi tradizionali per raccogliere firme su documenti essenziali, come contratti di abbonamento, liberatorie per attività fisica e dichiarazioni di responsabilità.
Sebbene il processo fosse semplice, si rivelava spesso lento e macchinoso. I clienti dovevano recarsi in sede, chiedere alla segretaria le procedure per iscriversi, riempire i fogli a mano, firmarli e poi riconsegnarli alla segretaria che a sua volta doveva riportare i dati nel software della contabilità o nel CRM, oltre a fare le copie digitali e provvedere ad archiviarle.
Un processo che richiedeva tempo e comportava diversi svantaggi:
– Tempi di attesa molto lunghi
– Errori nella gestione della documentazione: per esempio, poteva capitare che venissero smarriti documenti, o che alcuni moduli risultassero incompleti, o ancora che alcuni moduli non venissero correttamente archiviati
– Alti costi operativi: la stampa, la gestione e l’archiviazione fisica dei documenti avevano un impatto sui costi operativi
Con l’adozione di FastReply Signature, il centro fitness / palestra ha finalmente trovato una soluzione rapida, sicura ed ecologica per gestire tutte le pratiche burocratiche in modo completamente digitale. L’introduzione della firma elettronica ha reso il processo di iscrizione e gestione dei contratti molto più fluido, con vantaggi immediati.
Ora, ogni nuovo membro riceve un link personalizzato via email o Whatsapp per compilare e firmare i moduli direttamente dal suo smartphone o computer, senza bisogno di recarsi in sede. I vantaggi sono evidenti:
1. Processo semplificato per le liberatorie e i contratti di abbonamento: Oltre alla firma dei contratti, il centro fitness / palestra utilizza FastReply Signature per gestire liberatorie specifiche per le attività fisiche e polizze assicurative, che ogni membro firma rapidamente tramite smartphone. Questi documenti, essenziali per la protezione dell’attività e dei suoi membri, vengono completati senza errori e archiviati digitalmente.
2. Firma rapida da remoto: I membri possono completare facilmente e velocemente l’iscrizione anche prima di arrivare sul luogo.
3. Eliminazione della carta: Nessun bisogno di stampare, archiviare o gestire documenti fisici, che ha portato anche a un notevole risparmio di soldi.
4. Archiviazione sicura e accessibile: I documenti firmati sono archiviati in un sistema digitale protetto e facilmente consultabile.
5. Efficienza operativa: Il personale può concentrarsi su attività più importanti, come seguire i clienti e insegnare loro determinati esercizi, senza perdere un’infinità di tempo nella gestione della documentazione cartacea
I vantaggi concreti per il centro fitness / palestra:
1) Miglioramento della customer experience: La possibilità di completare l’iscrizione e la documentazione da remoto rende l’esperienza più fluida per i membri, che non devono più passare del tempo in attesa: la gestione digitale ha infatti migliorato la soddisfazione dei clienti del centro fitness / palestra, che hanno apprezzato la comodità di poter firmare e completare la documentazione online.
2) Efficienza operativa: Da subito si è verificata una notevole riduzione dei tempi di attesa e un miglioramento dell’efficienza operativa complessiva. Il personale non deve più gestire montagne di documenti cartacei, riducendo il rischio di errori e migliorando la produttività.
3) Risparmio sui costi di archiviazione: Con FastReply Signature, il centro fitness / palestra ha ridotto notevolmente i costi di archiviazione legati alla gestione dei documenti cartacei. Non è più necessario acquistare carta, inchiostro o spazio per archiviare fisicamente i contratti. Inoltre, la ricerca di documenti è diventata molto più rapida e intuitiva, con la possibilità di trovare facilmente ogni singolo contratto firmato.
4) Aumento dell’efficienza durante i picchi di affluenza: Nei periodi di alta affluenza, come all’inizio dell’anno o durante le promozioni, l’introduzione della firma elettronica ha ridotto le code e semplificato l’intero processo di iscrizione, garantendo un servizio veloce ed efficiente per tutti i nuovi membri.
Vogliamo fornirti un esempio concreto:
Un nuovo membro si iscrive a un corso di yoga. Grazie a FastReply Signature, il cliente compila e firma il contratto di abbonamento e la liberatoria comodamente da smartphone, senza dover aspettare in sede. Il processo è veloce e il cliente può iniziare la lezione immediatamente, mentre la palestra ha già tutto archiviato in modo sicuro.
Con FastReply Signature, il centro fitness / palestra ha migliorato l’efficienza, ridotto i costi e offerto un’esperienza moderna e conveniente per i suoi membri.
